情報交換の場では, 図1.2に示すように情報交換媒体と交換対象文書とからシステムが情報交換を行って，それを利用するユ−ザ，つまり著者，編集者，読者または印刷業者の間で意図の伝達を達成する。送り側と受け側の両システムでは，情報交換媒体と交換対象文書とが，あらかじめ決められた互いに整合し得るプロトコル, フォ−マット等を共有することにより，情報交換を可能にしている。
システム間でのプロトコルまたはフォ−マットの整合は，ユ−ザの存在域が小さければその存在域内部でのロ−カルな規定で充分である。しかし電子出版環境は国内，国際へと拡がる可能性が高く，その広がりに応じて国内規格または国際規格として承認されたものを導入することが必要になる。
文書情報交換規格の例: